En el mundo empresarial, las cuentas anuales desempeñan un papel fundamental para evaluar la salud financiera de una empresa.
En este artículo, explicaremos en detalle qué son las cuentas anuales, qué documentos deben incluir, qué empresas están obligadas a presentarlas, dónde deben presentarse y los diferentes tipos de cuentas anuales existentes.
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Las CUENTAS ANUALES, todo lo que necesitas saber
¿Qué son las cuentas anuales?
Las cuentas anuales son los documentos contables que las empresas deben presentar anualmente en el Registro Mercantil de la provincia donde tiene la empresa su sede social.
Estos informes financieros reflejan la situación económica de la empresa, y su presentación es obligatoria según establece la Ley de Sociedades de Capital en el Real Decreto 1/2010, del 2 de julio. No cumplir con esta obligación puede acarrear sanciones graves para los administradores e incluso el cierre de la hoja registral.
¿Qué documentos deben incluir?
Las cuentas anuales deben incluir los siguientes documentos esenciales:
- El balance de situación.
- La cuenta de pérdidas y ganancias.
- El estado de cambios del patrimonio neto (ECPN).
- El estado de flujos de efectivo (EFE).
- La memoria.
1. Balance de situación
Este informe refleja la situación financiera de la empresa, mostrando los activos, pasivos y patrimonio neto a una fecha determinada y comparada con el ejercicio anterior. Proporciona una visión clara de sus inversiones y cómo se ha financiado el negocio para conseguir la cifra de negocios contenida en la Cuenta de Pérdidas y ganancias.
2. Cuenta de pérdidas y ganancias (PYG)
Este documento muestra los ingresos y gastos de la empresa durante el ejercicio contable. Permite calcular la diferencia entre los ingresos generados y los gastos incurridos, ofreciendo información relevante sobre la rentabilidad y el esfuerzo financiero. Dentro de esta información se pueden obtener ratios sumamente importantes como el BAIT, el margen de contribución y el margen neto.
3. El estado de cambios del patrimonio neto(ECPN)
Representa el conjunto de activos, pasivos y el patrimonio neto, que constituyen los recursos económicos necesarios para su funcionamiento. Cada una de estas categorías se compone de elementos específicos que ayudan a entender la composición patrimonial de la sociedad.
El activo engloba todos los bienes y derechos de la empresa. El activo es toda la información que aparece a la izquierda de un Balance, mientras que el pasivo incluye las deudas y obligaciones que la empresa debe pagar y, éste, aparece en la parte derecha del Balance. El patrimonio neto se calcula como la diferencia entre el activo y el pasivo, y representa todos aquellos elementos que forman la financiación propia de la empresa tales como el capital social, reservas, remanente,…
4. El estado de flujos de efectivo(EFE)
Información sobre los movimientos de efectivo y equivalentes de efectivo de una empresa durante un periodo determinado. Este informe permite analizar y comprender cómo se generan y utilizan los recursos líquidos en el negocio a lo largo de un ejercicio económico.
5. La memoria
La memoria es un documento completo donde se detallan los objetivos económicos, resultados, hechos y situación del negocio. La relevancia de este documento es elevada ya que contiene información vital para los accionistas de una compañía.
Además de estos informes básicos, en algunas ocasiones pueden requerirse otros informes corporativos y/o auditorías de cuentas. Como por ejemplo: el informe de gestión, el informe de auditoría, la propuesta de distribución de resultados o el informe de impacto medioambiental.
Empresas que deben presentar las cuentas anuales
Todas las empresas están obligadas a presentar sus cuentas anuales, salvo algunas excepciones. Empresas que están obligadas:
– Fondos de pensiones.
– Sociedades Anónimas (S.A.).
– Sociedades de Responsabilidad Limitada (S.L.).
– Sociedades Comanditarias por acciones y de garantía recíproca.
– Generalmente, toda empresa que en virtud de la ley vigente está obligada a hacer públicas sus cuentas anuales.
Los administradores de las empresas son los responsables de elaborar y presentar las cuentas anuales ayudados por sus asesores fiscales, contables y laborales. El plazo para formular las cuentas anuales comienza cuando se cierra el ejercicio y, éstas tienen que formularse tres meses después del cierre del ejercicio.
Plazos de presentación
El proceso de formulación, legalización, aprobación y presentación de las cuentas anuales sigue un calendario específico que, a continuación, te ayudamos a definir.
Paso 1. Formulación de las cuentas anuales por los administradores de la entidad.
Este es el primer paso del proceso y debe realizarse dentro de los tres meses posteriores al cierre del ejercicio fiscal, este año sería a 31 de marzo de 2023 si tu empresa realiza el cierre contable coincidiendo con el final del año.
Los administradores de la empresa son responsables de preparar los informes financieros necesarios, como el balance de situación, la cuenta de pérdidas y ganancias, el estado de cambios en el patrimonio neto(ECPN) y el estado de flujos de efectivo(EFE) (si corresponde).
Una vez formuladas, las cuentas anuales se debe seguir con el proceso para presentarlas ante el Registro Mercantil, de acuerdo con las disposiciones legales y los plazos establecidos. Esta presentación es un requisito legal que busca garantizar la transparencia y la veracidad de la información financiera de las empresas.
Paso 2. Legalización de los libros contables.
Después de formular las cuentas anuales, la empresa tiene un plazo de cuatro meses desde el cierre del ejercicio para legalizar sus libros contables (30 de abril 2023).
Este proceso conlleva presentar los libros contables ante el Registro Mercantil para su certificación y sellado. La legalización de los libros es un requisito obligatorio y garantiza la validez y autenticidad de los registros contables de la empresa.
3. Aprobación de las cuentas anuales por la junta general.
Una vez formuladas y legalizados los libros contables, se debe convocar la Junta General de accionistas, partícipes y/o socios de la empresa.
En esta junta, se someten a revisión las cuentas para su aprobación por parte de los accionistas, partícipes o socios, quienes deben evaluar y votar sobre su aceptación.
El plazo para la celebración de la junta general y la aprobación de las cuentas anuales es de seis meses después del cierre del ejercicio. Este año es el 30 de junio de 2023.
4. Depósito de las cuentas anuales en el Registro Mercantil.
Una vez aprobadas en la junta general, las cuentas anuales deben ser certificadas y depositadas ante el Registro Mercantil.
El plazo para realizar el depósito es de un mes a partir de la fecha de aprobación por parte de la junta general, es decir, si se celebra la junta el viernes 30 de junio de 2023, tienes de plazo hasta el 30 de julio para realizar el depósito. El depósito de las cuentas en el Registro Mercantil garantiza la transparencia y accesibilidad de la información financiera de la empresa para el público en general.
Es importante destacar que estos plazos pueden estar sujetos a modificaciones y es esencial consultar la normativa actualizada y los requisitos específicos vigentes en cada año fiscal. El incumplimiento de los plazos establecidos puede acarrear sanciones y consecuencias legales no favorables para la empresa y sus administradores.
Dónde hay que presentar las cuentas anuales
Las cuentas anuales deben presentarse en el Registro Mercantil de la provincia donde la empresa tiene su sede social. Este registro es una institución pública encargada de mantener y custodiar los documentos legales de las empresas.
Tipos de cuentas anuales
Las cuentas anuales pueden ser de diferentes tipos, según el tamaño de la empresa y la información proporcionada:
1. Ordinarias
Son las cuentas anuales que incluyen todos los documentos mencionados anteriormente: balance de situación, cuenta de pérdidas y ganancias, estado de cambios en el patrimonio neto y estado de flujos de efectivo.
2. Abreviadas
Son versiones más cortas de las cuentas ordinarias. No es necesario incluir el estado de cambios en el patrimonio neto y el estado de flujos de efectivo. Las empresas pueden presentar cuentas abreviadas si cumplen ciertos requisitos de tamaño.
3. PYME
Las pequeñas y medianas empresas (PYME) tienen la opción de utilizar los modelos ordinarios o abreviados. Además, pueden utilizar un modelo específico de cuentas anuales diseñado para PYME según el Plan General de Contabilidad para PYME.
Requisitos para las cuentas anuales de las PYME:
Para presentar cuentas anuales para PYME, las empresas deben cumplir al menos dos de las siguientes condiciones durante dos ejercicios consecutivos:
– El total de activos no supera los 2.850.000 euros.
– El importe neto de la cifra anual de negocio no supera los 5.700.000 euros.
– El número medio de empleados durante el ejercicio no supera los 50.
Cómo MANPAT te puede ayudar a presentar las cuentas anuales de tu empresa
El modelo de presentación telemática completa de las cuentas anuales se ha vuelto cada vez más común y conveniente ya que no es necesario desplazarse al Registro Mercantil provincial.
¿Qué necesitaremos por tu parte para que MANPAT presente tus cuentas anuales?
1. Es necesario contar con un certificado digital válido para realizar la presentación telemática. Puedes obtenerlo a través de entidades reconocidas o bien en las oficinas de MANPAT.
2. Cumplir con los plazos establecidos para la presentación de las cuentas anuales y conservar una copia de los documentos presentados para futuras referencias.
Conclusión
Debemos asegurarnos de entender la importancia de las cuentas anuales y cumplir con las obligaciones legales para presentarlas correctamente.
Recuerda que siempre es recomendable contar con el apoyo de un asesor fiscal y contable para garantizar que tus cuentas anuales reflejen de manera precisa la situación económica de tu empresa y acorde a la norma. No olvides seguir los plazos y requisitos establecidos por el Registro Mercantil.
Déjate ayudar por un asesor.
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