¿Qué es una factura electrónica?

Una factura electrónica se asimila mucho a una factura en papel. Tiene idénticos efectos legales que la factura en papel, con la única diferencia que, tanto emisor como destinatario, emiten o reciben el documento en formato electrónico.

Recordemos la definición de factura como aquel un justificante de la entrega de bienes o la prestación de servicios, en la que debe estar condicionada al consentimiento de su destinatario o receptor.

Por lo tanto, una factura electrónica es la alternativa legal a una factura en papel.

Una de las mayores ventajas de la factura electrónica es que simplifica las tareas burocráticas y administrativas en la facturación. Además de contribuir al medio ambiente evitando tener que imprimir y enviar los documentos en papel.

Las facturas electrónicas deben contener la misma información que las facturas de papel y esto se encuentra regulado por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre. Esta normativa establece el cumplimiento de ciertos requisitos que garantizan la legibilidad, autenticidad e integridad de todo tipo de facturas.

Tipos de facturas electrónicas para pymes y autónomos

Facturas en formato estructurado

Son aquellas facturas que contienen datos y pueden ser creadas automáticamente con un software.

El equipo de MANPAT facilita la emisión de presupuestos y facturas electrónicas a clientes, notificaciones y alertas, impuestos, conexión con las cuentas bancarias a través del software de gestión Holded de una manera fácil y sencilla. Si quieres saber cómo, contacta con MANPAT.

Este formato ofrece “beneficios económicos” derivados de la automatización del proceso de la factura, por el ahorro en impresión y gastos de desplazamiento por el tránsito postal.

Facturas en formato no estructurado

Las facturas en formato no estructurado consisten principalmente en imágenes de facturas cargadas en un determinado formato. Por ejemplo: un papel escaneado o un fichero PDF.

Este formato de factura tiene un proceso costoso al no estar automatizado (ya que se tiene que hacer manualmente) .

¿Qué debe garantizar tanto la factura en papel como electrónica?

  1. La legibilidad de la factura.
  2. La autenticidad del origen de la factura (garantizar la identidad del obligado a su expedición y del emisor de la factura, que pueden ser la misma persona).
  3. La integridad del contenido de la factura (garantizar que su contenido no ha sido modificado).

En el caso de la factura electrónica:

Debe ser legible, y eso lo facilita el software que la crea.

Debe ser auténtica, y esa autenticidad se puede garantizar con la firma electrónica, aunque no es obligatoria. O también mediante intercambio electrónico de documentos (EDI).

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Beneficios de la factura electrónica para pymes y autónomos

  • Se agilizan los tiempos de tramitación, incluido el cobro.
  • Reduce los errores humanos.
  • Ahorro en gastos de papel y envío postal.
  • Facilidad para acceder a las facturas almacenadas.
  • Mejora el servicio al cliente.
  • Consigue un efecto positivo sobre el medio ambiente.

Envío de la factura electrónica a clientes

El software de gestión en la nube de Holded facilita la creación de facturas con un diseño que se adapta a tu negocio, además de gestionar el envío directamente a tu cliente desde la misma plataforma.

Con Holded puedes crear facturas en segundos, presupuestos y proformas de forma automática y muy rápida. Es tan fácil que no necesitas saber de tecnología y mucho menos de contabilidad.


Envío de la factura electrónica a la Administración Pública

Imagínate que tienes que enviar una factura a la administración pública. Atención que no vale enviarla en papel y esperar a cobrar, esto es un gran error.

El emisor de la factura, es decir, tú tiene que hacerse con un software compatible para enviar la factura electrónica a la Administración Pública. Se la envíes al Ayuntamiento de tu ciudad como a la comunidad autónoma tienes que hacerlo a través de los puntos generales de entrada de facturas electrónicas del Estado, las Comunidades Autónomas y las Entidades Locales.

Los métodos más habituales para subir tu factura son:

Adelántate y no esperes más

Desde MANPAT recomendamos que las PYMES, autónomos y autónomas empiecen a familiarizarse con alguna herramienta de facturación que les ayude a llevar un mejor control y agilice la gestión de su contabilidad acompañado de un servicio de asesoría. Son muchos los cambios legislativos y normativos que se visualizan en el horizonte.

Por lo tanto, si te interesa avanzar antes de que la factura electrónica sea obligatoria te invitamos a probar la herramienta de Holded a la que puedes acceder de forma gratuita durante 14 días sin compromiso.

Además, puedes informarte sin compromiso agendando una reunión con nuestros asesores.


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